Ter um controle apurado dos saldos de estoque da empresa além de ser uma informação estratégica para qualquer negócio, é também uma exigência imposta pela receita federal que obriga as empresas a entregarem anualmente o inventário físico através do livro de registro de inventário no SPED Fiscal. Se você já participou de algum processo de inventário físico, deve saber que esta é uma atividade trabalhosa, depois de horas contando peças que não acabam mais, no final do dia você tem aquela lista enorme de contagens divergentes e quantidades que não batem com os números do seu sistema de controle de estoque.

Por isso listamos aqui algumas dicas que vão te ajudar a planejar o inventário físico na sua empresa.

1. DEFINA UMA DATA PARA O INVENTÁRIO

Parece óbvio, mas não é! Para fazer um inventário corretamente é necessário que no dia escolhido não seja feita nenhuma movimentação de material na empresa: faturamento, recebimento, abertura de ordem de fabricação, apontamento. Por isso é importante definir uma data e informar a todos na empresa que neste dia não poderá acontecer nenhuma atividade que movimente material.

2. ORGANIZE O ESTOQUE

Organize seu estoque antes de começar as contagens. Uma sugestão é separar os materiais de acordo com os códigos de produtos, dessa forma se a sua codificação seguir uma sequência lógica de acordo com seus grupos de produtos, seu estoque ficará segmentado por categorias de produto e ficará muito mais fácil fazer as contagens.

3. GERE ETIQUETAS DE IDENTIFICAÇÃO

É muito comum haver confusão entre quais itens foram contados, quais ainda não foram, em qual contagem está cada grupo de produto, portanto imprima etiquetas de cores diferentes para cada contagem, dessa forma você não perde o controle das contagens.

4. CONTE ITEM POR ITEM

É bastante tentador na hora de fazer o inventário olhar para uma caixa na prateleira e anotar 50 peças, não é? Pois bem, essa caixa que está identificada com quantidade 50 pode ter sido aberta, ou pode ter sido recebida por engano com apenas 48 itens. Enfim, é muito importante que as pessoas sejam bem orientadas a contar item a item, pegar cada um dos produtos, para ter certeza que nenhuma pecinha passe despercebida.

5. FAÇA UMA NOVA CONTAGEM

Normalmente se a primeira contagem bate com a quantidade informada no sistema, não é feita uma segunda. Porém as melhores prática sugerem que sejam feitas 2 contagens por pessoas diferentes, e havendo divergências, deve ser feita uma terceira contagem.

Ao final das contagens você deve fazer a compilação dos dados, avaliar as divergências para fazer os ajustes necessários. Mas esse processo deve ser feito com a orientação de um profissional especializado, pois deve seguir a legislação vigente, caso contrário movimentações não justificadas podem estar sujeitas a fiscalização.

E você tem alguma outra dica que acha importante? Compartilhe com a gente aqui nos comentários