Cancelamento de NF-e: regras, prazos e alternativas
De acordo com a Receita Federal, o cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) só é permitido se o uso da NF-e tiver sido previamente autorizado pelo Fisco, ou seja, se a NF-e tiver recebido o protocolo de “Autorização de Uso”, e desde que o fato gerador ainda não tenha ocorrido, ou seja, a mercadoria ainda não tenha sido efetivamente despachada do estabelecimento.
Em alguns estados, é adotado um prazo padrão de cancelamento de NF-e de 24 horas. Isso significa que, em tais estados, é possível cancelar a NF-e até 24 horas após a sua emissão para suspender sua validade.
No entanto, é importante destacar que o cancelamento da nota para produtos só é viável se a mercadoria ainda não tiver saído do estabelecimento. Caso o produto já tenha sido enviado ao cliente dentro do prazo de 24 horas após a compra, o cancelamento da NF-e não será possível. Nesses casos, a suspensão da validade da nota requer a emissão de um documento específico para devolução da mercadoria.
Quais estados possuem prazo padrão de 24 horas?
A seguir, veja uma lista dos estados que estabelecem um prazo de cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) de apenas 24 horas:
- Acre (AC)
- Alagoas (AL)
- Amapá (AP)
- Amazonas (AM)
- Bahia (BA)
- Ceará (CE)
- Distrito Federal (DF)
- Espírito Santo (ES)
- Goiás (GO)
- Maranhão (MA)
- Mato Grosso do Sul (MS)
- Minas Gerais (MG)
- Pará (PA)
- Paraíba (PB)
- Pernambuco (PE)
- Rio de Janeiro (RJ)
- Rio Grande do Norte (RN)
- Roraima (RR)
- Santa Catarina (SC)
- São Paulo (SP)
- Sergipe (SE)
- Tocantins (TO)
Quais estados possuem prazos diferentes?
A seguir, confira a lista de estados que possuem prazos de cancelamento variados:
- Mato Grosso (MT): 2 horas
- Paraná (PR): 7 dias (168 horas)
- Piauí (PI): 60 dias (1440 horas)
- Rio Grande do Sul (RS): 7 dias (168 horas)
- Rondônia (RO): 30 dias (720 horas)
Cancelamento de NFe fora do prazo: como fazer?
Caso o envio do produto ao cliente não tenha ocorrido e você necessite efetuar o cancelamento do documento após o prazo estabelecido, há a alternativa de emitir uma nota fiscal de estorno, ajuste ou complementar. Essa nova nota tem a finalidade principal de retificar o documento original. Portanto, ao emiti-la, é fundamental inserir os dados da nota fiscal inicial.
Por outro lado, quando desejar anular uma nota referente a um produto já expedido ou recebido em sua loja, é indispensável elaborar uma nota fiscal de devolução. Mesmo que o prazo para cancelamento ainda esteja vigente, e se a mercadoria já estiver em trânsito, essa nota de devolução é o procedimento correto.
No caso de necessidade de retificação de informações incorretas na nota fiscal (quando não se trata de desistência de compra/serviço), é possível recorrer à opção da Carta de Correção. Esta alternativa possibilita a correção de dados sem a obrigatoriedade de efetuar o cancelamento completo da nota.
Como prosseguir com o cancelamento de notas triangulares?
O procedimento de cancelamento de notas fiscais triangulares compartilha dos princípios fundamentais utilizados para o cancelamento de outras notas fiscais. Quando a operação triangular engloba distintas empresas ou parceiros, torna-se imperativo comunicar a anulação da nota a todas as partes envolvidas na transação. Vale destacar a significância de buscar aconselhamento de um contador ou consultor fiscal especializado, a fim de assegurar que o processo de cancelamento ocorra de maneira precisa, em estrita conformidade com as leis fiscais vigentes.
Como cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica de Saída?
Siga as instruções para efetuar o Cancelamento de Nota Fiscal Eletrônica no Grid ERP:
- Acesse a aplicação de Notas Fiscais de Saída (Pc0242).
- Informe a série e numeração da nota que deseja cancelar.
- Clique no botão “Eletrônica”.
- Acesse a guia “Cancelamento“.
- Informe o motivo de cancelamento para posteriomente clicar no botão “Cancelar”.
Como cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica de Entrada?
Apenas as notas fiscais do tipo SEFAZ, que possuem uma chave de XML válida, podem ser canceladas. Caso a NF-e ainda não tenha sido assinada, não é necessário realizar o procedimento de cancelamento; basta excluí-la do sistema.
- Acesse a aplicação de Nota Fiscal de Entrada (Pc0221).
- Forneça os detalhes do fornecedor, incluindo a série e número da nota que você pretende cancelar. Para facilitar a pesquisa, caso não possua essas informações à mão, siga este processo: na tela inicial vazia, clique no campo “Nota” e clique no ícone de busca 🔎. Isso exibirá uma lista das notas de entrada. No campo “Nota” dentro da janela de busca, insira o número da NF-e e pressione “Enter” para realizar a busca. Uma vez localizada a NF-e desejada, selecione-a para visualização completa na tela.
- Clique no botão “Eletrônica” e acesse a guia “Cancelamento“.
- Informe o motivo de cancelamento para posteriomente clicar no botão “Cancelar”.
Após seguir as etapas detalhadas acima, o processo de cancelamento da sua Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) estará concluído com sucesso.
O que devo fazer após cancelar uma NF-e?
Se a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) que foi cancelada já foi enviada ao destinatário, é recomendável comunicar ao destinatário sobre o cancelamento e explicar os motivos por trás dessa decisão. Essa prática contribui para evitar possíveis mal-entendidos e preserva a transparência nas interações comerciais.
O sistema informa para o fornecedor que a NF-e foi cancelada?
Certamente, ao realizar o cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) através do Grid ERP, o sistema executará automaticamente o envio de uma notificação para o cliente. Essa notificação será encaminhada para o endereço de e-mail cadastrado, comunicando devidamente o cancelamento. Além disso, o e-mail conterá o XML do protocolo associado à operação de cancelamento.
