A nota fiscal denegada é um problema enfrentado por muitos emissores de NF-e. Seu cliente provavelmente já sofreu ou vai sofrer com essa situação. É um problema que pode afetar tanto o emissor como o destinatário da nota e a contabilidade das empresas. 

Mas o que é a nota fiscal denegada? É a mesma coisa que nota rejeitada? No post de hoje, vamos tratar dessas questões e ajudar você a oferecer a solução que o seu cliente precisa para resolver a nota denegada.

O que é uma nota fiscal denegada?

Após o usuário fazer a assinatura digital do arquivo XML da NF-e, precisa enviá-lo para a Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento).

Quando uma nota fiscal é enviada para a avaliação da Sefaz, é submetida a determinadas regras de validação, podendo ser aprovada, denegada ou rejeitada. 

Dizer que a nota fiscal eletrônica foi denegada significa que a Sefaz identificou irregularidades do emissor ou do destinatário da NF-e e ela não pode ser faturada / autorizada.

Não tem como corrigir uma nota denegada, nem fazer seu cancelamento ou inutilização. O status é definitivo e o número da nota fiscal eletrônica não pode ser usado para emitir outra nota fiscal ou retransmitir a mesma. 

A Sefaz avisa que a nota fiscal eletrônica foi denegada apenas no final da validação, ou seja, quando a nota fiscal fica gravada nos seus registros.

Por isso, a numeração não pode mais ser utilizada, cancelada ou inutilizada. 

Do ponto de vista da contabilidade, a nota fiscal eletrônica precisa ser registrada como denegada e armazenada por 5 anos, prazo estabelecido pela Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173.

Qual a diferença entre nota fiscal denegada e nota rejeitada?

Como dissemos, uma nota fiscal eletrônica pode ser aprovada, denegada ou rejeitada pela Sefaz. De acordo com o Manual de Orientação do Contribuinte, no Anexo I – Leiaute e Regras de Validação da NF-e e da NFC-e, uma nota fiscal pode ser denegada por, três motivos:

• 301: Uso Denegado: Irregularidade fiscal do emitente, onde se informada IE do emitente e o mesmo estiver em situação irregular perante o Fisco; aplicado na NF-e, modelo 55.
  
• 302: Uso Denegado: Irregularidade fiscal do destinatário, onde o destinatário em situação irregular perante o Fisco, vedada operação na UF (CCC.cSitCNPJ=3-Vedado) (NT 2019.001 v1.00); aplicado na NF-e, modelo 55.
  
• 303: Uso Denegado: Destinatário não habilitado a operar na UF, onde o destinatário com CNPJ vedado na UF (CCC.cSitCNPJ=3-Vedado) (NT 2019.001 v1.00); esse é o único motivo aplicado tanto na NF-e, modelo 55 quanto na NFC-e, modelo 65.

Agora que você já sabe o que é, e os motivos pelos quais o Fisco não autoriza, vamos falar da nota fiscal rejeitada. 

Diferentemente de quando ocorre a denegação, nos casos em que as notas são rejeitadas, elas podem ser corrigidas e reenviadas com a mesma numeração.  Ou seja, é como se essas notas nunca existissem. A própria Sefaz indica qual foi o erro que fez a nota ser rejeitada. 

Os motivos para isso são quase 600, como falhas nos cálculos, dados incorretos na nota fiscal e assinatura digital inválida. Uma nota também pode ser rejeitada se o destinatário não estiver cadastrado na Sefaz ou não estiver vinculado ao CNPJ. 

Além disso, pode acontecer de a nota fiscal eletrônica sofrer rejeição porque o número corresponde a uma nota fiscal denegada. Ou seja, o emissor da nota fiscal rejeitada usou o mesmo número da denegada. Nesse caso, é necessário apenas corrigir essa numeração. 

As notas rejeitadas não ficam guardadas na base de arquivos da Sefaz, diferentemente do que acontece com as que são denegadas. Tanto em um caso como no outro, a Sefaz não autoriza a finalização do processo ao qual a nota se refere.

Como solucionar a nota fiscal denegada?

Para resolver em caso de irregularidade fiscal do emitente, é necessário que o mesmo entre em contato com a Sefaz e regularize a sua situação.

Já nos casos onde a nota fiscal é denegada por irregularidade fiscal do destinatário ou não habilitado a operar na UF, o emissor precisa entrar em contato com o fornecedor ou cliente, informar que a nota fiscal emitida foi denegada e orientá-lo a entrar em contato com o Fisco e verificar as irregularidades. 

Conversar com cada fornecedor ou cliente individualmente pode ser uma saída quando o número de notas emitidas é pequeno. Em casos de alta demanda, o processo manual exige um esforço grande que pode travar a produtividade do usuário. 

Para evitar que a nota seja denegada, o emissor pode ver se a Inscrição Estadual do destinatário está regularizada. É possível fazer essa consulta por meio do site do SINTEGRA ou no Cadastro Centralizado de Contribuinte.

Se o destinatário estiver com o status “não habilitado” é porque precisa resolver pendências com o Fisco. Caso ele esteja habilitado, significa que sua situação está regular.  É importante dizer que apenas o destinatário é capaz de resolver a irregularidade que tem com o Fisco. O máximo que o emissor da nota pode fazer é alertar a outra parte sobre o problema. 

Texto: Tecnosped